9 нюансов перехода на отечественное офисное ПО

Начало июля – это не только символ старта сезона летних отпусков. Это означает, что полгода осталось до начала 2021 года, в который подавляющее большинство органов госвласти и госкомпаний должны вступить с отечественным офисным ПО. Времени на переход с зарубежных офисных программ совсем немного, если учесть тот объем работ, который предстоит сделать организациям. В компании ЛАНИТ говорят, что соответствующие работы следует рассматривать как полноценный IT-проект, который требует специального планирования, ресурсов и времени, как на внедрение ПО, так и на тщательное тестирование  новых IT-продуктов в реальной IT-инфраструктуре организации.

Анна Липина, руководитель направления «Офисное ПО», и Антон Ваганов, директор по ЕСМ-проектам ГК ЛАНИТ, выделили 9 особенностей проекта миграции офисного ПО зарубежного производства на отечественное, которые следует учесть для того, чтобы организации смогли без проблем и в нужные сроки осуществить необходимые изменения. Заменить офисное ПО Microsoft – не так просто, как может показаться на первый взгляд, и тому есть несколько причин.

Во-первых, программные продукты, которые находятся в реестре Минкомсвязи, покрывают спектр потребностей примерно 90% пользователей во всех компаниях и организациях. Однако остается некоторая часть пользователей, которым функциональности этого софта по тем или иным объективным причинам не хватит. Необходимо уделить внимание выявлению таких пользователей, которые предъявляют повышенные требования к офисному пакету, и их специфических потребностей. Для них, в частности, потребуется организовать особое тестирование нового ПО на наличие/отсутствие привычной функциональности и поиск возможных функциональных заменителей.

Во-вторых, ПО Microsoft крепкими корнями глубоко «проросло» в «почву» корпоративных информационных систем. Объективно в течение десятков лет большинство разработчиков софта в нашей стране в отношении функционала, связанного с выходными документами, ориентировались на возможности Microsoft. Это относится не только к офисным пакетам, но и любому другому ПО, в котором так или иначе реализована генерация отчетов, печатных форм, использование шаблонов, - они интегрированы с платформой Microsoft, и часто используют библиотеки от MS. По большому счету задача импортозамещения применительно к офисному ПО заключается в том, чтобы выяснить, какие нужные функции реализуются именно с помощью проприетарных механизмов Microsoft, и найти им полноценную замену.

Не факт, что проблемы такого рода обнаружит каждая компания. Например, у организации, где реализована плотная интеграция каких-либо прикладных систем с офисным ПО, больше вероятность встретить такие проблемы, потому что велики шансы несоответствия форматов документов. Однако заранее провести исследование и убедиться в наличии или отсутствии таких проблем необходимо всем. В частности, такой взгляд может помочь сделать выбор в пользу конкретного офисного продукта, если он еще не сделан. Мы уже говорили о том, что замену офисных пакетов следует рассматривать как полноценный проект и теперь хотели бы подробно остановиться на тех вехах, которые необходимо учесть и отметить в этом проекте и приблизительной трудоемкости выполняемых в рамках проекта задач.

Выбор офисного пакета

В реестре отечественного ПО Минкомсвязи на настоящий момент есть только два офисных пакета: «МойОфис» компании «Новые облачные технологии» (НОТ) и «Р7-Офис» компании «Новые коммуникационные технологии» (НКС). У них разные подходы, разные способы интеграции, разные интерфейсы и разная функциональность, поэтому в любом случае необходимо провести анализ бизнес-процессов и оценить применимость того или иного офисного пакета.

Также отечественные вендоры сегодня ведут очень активную политику в части развития офисного ПО и расширения текущей функциональности. Поэтому мы советуем тем организациям, которые предприняли несколько лет назад неудачную попытку перейти на импортозамещенный отечественный офис, посмотреть  на сегодняшнее ПО как на совершенно новые продукты – они, действительно, за достаточно короткий период времени прошли существенный путь совершенствования.

Помимо функциональности, при выборе конкретного пакета стоит обратить внимание на срок подписки,  кому-то из заказчиков может оказаться весьма полезной опция бессрочного выкупа продукта. Кроме того, также при необходимости следует рассмотреть возможность приобретения безлимитной лицензии. Это вопрос стратегии, принятой в организации: кто-то принципиально не хочет привязываться навсегда к одному продукту, а кто-то, наоборот, хочет выкупить его, заплатив, по сути, один раз, чтобы больше не возвращаться к этому вопросу. Производители отечественного офисного ПО сегодня готовы гибко подстраиваться к особенностям финансового планирования бюджета организаций-заказчиков.

Требования к оборудованию

Изменение корпоративного ПО влечет за собой инвентаризацию инфраструктуры и возможное обновление парка техники.

В целом, требования к оборудованию у офисного ПО невысокие. Но практика показывает, что на старых машинах и старых операционных системах, ПО может работать медленно, так что, невзирая на происхождение софта, парк техники нуждается в обновлении.

Кроме того, имеет значение, какая конкретная инсталляция ПО задумывается для применения. Например, нередко в рамках импортозамещения организации заменяют не только офисный пакет, но и операционную систему, переходя одновременно на ОС Linux. При этом заказчики порой забывают, что офисный пакет – это не только текстовый редактор, но еще и, например, возможности групповой работы, которые зачастую реализуются на стороне сервера. Таким образом, планируя закупку такого рода, необходимо предусмотреть, в том числе, «железо» под серверные инсталляции софта.

Лайфхак: Пользуясь случаем, пересмотрите свои взгляды на IT-инфраструктуру. Импортозамещение ПО – это хороший повод для того, чтобы ее модернизировать, превратить в более современную и эффективную.

Изменение (оптимизация) сценариев работы пользователей

Одним из главных плюсов перехода на отечественные офисные пакеты является возможность установки серверной части и настройки частного облака, что дает больше возможностей в терминальной и удаленной работе, особенно при совместном редактировании документов.

Вынужденный переход на удаленную работу в связи с карантином подтолкнул многие компании к организации частных облаков. Например, мы в ЛАНИТ развернули частное облако и стали активно его использовать в части совместной работы с документами. Этот формат оказался очень удобным. Причин тому несколько.

Во-первых, для работы в частном облаке нужны, по сути, только корпоративные учетные данные и доступ в Интернет. Никакого дополнительного ПО устанавливать на свой компьютер или  смартфон не требуется. Но при этом пользователь получает доступ ко всем документам и, в том числе, к возможностям совместной работы.

Во-вторых, появляется возможность одновременного редактирования одного и того же документа, и все это происходит на корпоративных серверах, а не где-то вовне, на серверах облачного провайдера, которые могут быть расположены в другой стране. Иными словами, данные находятся под защитой внутри организации.

В-третьих, сотрудники получают доступ к данным, не привязанным к пользовательскому устройству. Например, у сотрудника дома на домашнем компьютере или телефоне вообще может не быть никакого офисного пакета. Тем не менее, важный документ он сможет вовремя просмотреть и, если нужно, отредактировать.

И, наконец, если корпоративные документы сильно чувствительны к несанкционированному доступу, то можно использовать дополнительное защищенное решение, которое позволяет создать защищенное частное облако. С офисным ПО отечественных вендоров  можно работать и в такой конфигурации.

Стоит отметить, что в режиме частного облака упрощается жизнь не только пользователей, но и оптимизируются ресурсы IT-отдела: больше не нужно загружать корпоративную почту и другие коммуникации пересылкой больших «тяжелых» файлов с документами, достаточно отправить ссылки на конкретные документы.

Лайфхак: Используя факт перехода на новый офисный пакет, можно реализовать ряд существенных улучшений в организации работы пользователей и IT-отдела: изменить привычные сценарии работы пользователей на более удобные и продуктивные, снизить объемы хранимых документов и загрузку каналов связи. 

Макросы

Работа с макросами — это один из важных пунктов, которые требуют особого внимания при тестировании новых офисных пакетов. Приступая к тестированию, обязательно нужно выяснить, насколько широко в организации используются макросы, самописные отчеты и прочее.

В продуктах Microsoft используется VBA (Visual Basic for Applications). Это проприетарный язык, использовать его в других офисных программах других производителей нельзя. Дополнительно осложняет задачу тот факт, что два отечественных офисных пакета используют разные языки для написания макросов: «Р7-Офис» использует JavaScript, «МойОфис» - Lua. Из этого вытекают два важных следствия.

Во-первых, какой бы офисный пакет вы ни выбрали, использование проприетарного VBA больше невозможно.

Во-вторых, унификации в любом случае не добиться. Значит, смена офисного пакета в условиях широкого использования макросов будет вести за собой проекты по переписыванию ПО. На это сразу следует обращать внимание, потому что при любом сценарии перехода с одного офисного продукта на другой, макросы придется полностью переписывать повторно. Правда, если в IT-штате уже есть специалисты по JavaScript или Lua, дело упрощается: они сами смогут переписать макросы без привлечения сторонних разработчиков, прохождения курсов обучения. Нужно заранее взвесить все эти аргументы.

Вполне возможно, что ваш IT-отдел привык обходиться без макросов. И это никак не зависит от сложности корпоративных IT-систем и т.п. особенностей, это исключительно дело вкуса. Установить этот факт можно с помощью аудита IT-систем на предмет использования макросов.

Интеграция с существующими информационными системами

Пожалуй, главный вопрос, возникающий при смене офисного пакета, звучит так: используют ли ваши корпоративные системы библиотеки Microsoft для генерации, конвертации или изменения файлов?

Вряд ли кто-то из российских разработчиков мог представить себе лет 20 лет назад, что библиотеки Microsoft больше нельзя будет использовать при написании своего ПО. Так, системы электронного документооборота (СЭД) часто используют конвертацию файлов, например, Word –> PDF для гарантии неизменности документа. В том числе, этот прием госорганизации используют для подготовки документов для обмена в межведомственной системе электронного документооборота (МЭДО).

Другой пример: автоматическое встраивание в документы дополнительных полезных элементов, например, штрих-кодов для актов (это реализовано, в частности, в 1С) или штампов в СЭД. Много выгрузок или отчетов из систем делается с применением Excel. Если такие процедуры осуществляются с помощью библиотек Microsoft, значит, их придется переписывать с использованием других библиотек.

Например, для того чтобы вообще уйти от их формирования отчетов в Excel, можно поискать альтернативные пути создания отчетов. Скажем, если в компании задуман проект внедрения системы бизнес-аналитики, перевести в нее все задачи формирования отчетов, для которых раньше использовались таблицы Excel.

Пожалуй, корень возможных проблем – в том, что самые широко используемые старые форматы файлов: DOC и XLS – это проприетарные форматы компании Microsoft. Это означает, что их код закрыт, и изменения этих файлов в том же формате невозможны. Иными словами, вам не удастся взять файл формата DOC, отредактировать его в другом текстовом редакторе и сохранить в том же формате DOC. Если речь идет только о редактировании одного файла, это не критичная ситуация – можно воспользоваться другим расширением файла, например, более современными форматами DOCX и XLSX. 

Критичной ситуация становится, когда речь заходит о редактировании файла, полученного из стороннего ПО, например, СЭД или ERP системы. В данном случае центральным моментом становится способность той IT-системы, где осуществляется редактирование, работать с версиями файлов при изменении форматов. Важно, чтобы эта система «понимала», что вначале она открыла DOC-формат, а ответ вернулся, скажем, в DOCX или ODT. Это общий вопрос поддержки версионности файлов, который нужно изучать на практике, тестировать, проверять.

Поскольку у крупных заказчиков эта ситуация встречается практически повсеместно, компания ЛАНИТ разработала специальную методику, которая позволяет проверять систему на предмет проблем с форматами файлов при интеграции различных IT-систем. Она достаточно универсальна: дает возможность проходить по различным системам, проверять, понимает ли система, что она работает с одним и тем же файлом, даже если у него разные расширения, показывает места, которые требуют дополнительной настройки либо доработки. Опыт показывает, что в рамках крупной IT-системы не обойтись без отдельных проектов по доработке ПО. При этом во многих случаях после выявления конкретных проблем совместимости удается их решить точечной доработкой с небольшими бюджетами. Альтернативным вариантом является выявление той части пользователей, которые используют проблемную функциональность, и перевод на новый офисный пакет всех, за исключением этих групп.

Таким образом, с помощью сегментации пользователей и тщательного тестирования каждого сегмента мы можем определить оптимальный сценарий импортозамещения и подход к нему. Например, миграция 100% пользователей и 80% пользователей требуют разных работ в процессе перехода.

При этом важно добиться, чтобы у всех пользователей – и тех, кто перешел на новое ПО, и тех, кто остался на Microsoft Office, - документы, с которыми они работают, выглядели абсолютно одинаково. А затем осуществлять планомерное обновление тех систем, которые требуют доработки при миграции на отечественный пакет.

Мы поможем разработать программы испытаний с учетом ваших корпоративных бизнес-процессов  и точно определить как сегменты пользователей для перехода на новый офисный пакет, так и системы, нуждающиеся в доработке.

Обучение пользователей

Важно помнить, что любая смена ПО – это всегда стресс для пользователя.
Как бы ни был хорош новый офисный пакет, все равно будут различия в интерфейсе и в функциональности. В любом случае следует подготовить пользователей к работу в новой среде: провести вводные курсы обучения, очные или в формате вебинара, подготовить инструкции, руководства. Корпоративная база знаний по особенностям нового ПО – это то, что пользователям точно пригодится.

Техподдержка офисов

Вполне вероятно, что кто-то и не думал о Word и Excel в терминах техподдержки. Однако в части офисного ПО поддержка может оказаться весьма затратной и по ресурсам, и по времени, ведь отечественные пакеты - достаточно молодые программные продукты со всеми вытекающими последствиями.

Понятие техподдержки в данном случае многогранно:
• поддержка пользователей: объяснить, как выполнить ту или иную функцию, и вообще выполнится ли она;
• поддержка администраторов: как установить решение, в том числе, в облачном формате;
• поддержка IT-отдела: развитие функциональности продукта, в том числе, включение требуемых пользователям функций в дорожную карту дальнейшего развития офисного ПО. В отношении техподдержки важно различать две стадии внедрения ПО.

Первая стадия - техподдержка после первоначального запуска продукта. Приблизительно месяц после первого распространения продукта среди пользователей – это период большой нагрузки для IT-отдела: кто-то должен принимать звонки от пользователей, агрегировать те замечания, которые у них появляются. Важно правильно оценить свои силы, чтобы обеспечить своевременную реакцию.

Единственный правильный выход в этой ситуации – рассматривать внедрение офисного пакета как проекта. Это очень важно. Есть большой соблазн отнестись к внедрению нового офисного ПО как к «просто установке» софта. А на самом деле это проект, причем, непростой, и в нем нужно анализировать обращения пользователей, понимать, какие ошибки и где возникают, отмечать, какие особенности IT-среды не учли в ходе предварительного тестирования. Тесты, даже отлично подготовленные, все равно смогут покрыть до 90% функционала. И только при практической работе пользователей выявятся остальные 10%, например, окажется, что кто-то очень активно пользовался в Excel сводными диаграммами, и без этого его текущая работа остановилась. Поток обращений пользователей, которые придется оперативно обрабатывать и реагировать, — это главный вызов первой стадии внедрения офисного пакета.

Конечно, у крупных компаний техподдержка существует. Однако, скорее всего, нет людей, которые знают продукт на столь глубоком практическом уровне, чтобы разрешать проблемы пользователей. Компаниям придется принимать решение, какую стратегию использовать. Можно закрыть первую линию своим персоналом, но такое решение точно нужно заранее обдумать и взвесить все «за» и «против». А можно передать эту функцию на аутсорсинг интегратору. Например, у ЛАНИТ такая опция есть.

Более того, у нас действует специальная партнерская программа, в том числе, программа по техподдержке, которая подразумевает особые договоренности с вендорами о линиях техподдержки, распределении функциональности между этими линиями.

Вторая стадия – техподдержка на стадии эксплуатации ПО. Это третья линия техподдержки в ее классическом понимании, ориентированная на тесную работу с вендором. В случае третьей линии важно понимать сроки внедрения того или иного функционала и получать оперативную информацию, как по развитию, так и по устранению проблем администрирования и настроек. 

Сегодня отечественные вендоры заняты, в первую очередь, реализацией новой функциональности, устранением разрыва между привычными продуктами Microsoft и отечественными решениями, регулярно выходят обновленные версии с устранением ошибок и новой функциональностью. Оба вендора умеют принимать и обрабатывать заявки на исправление ошибок и развитие продукта, но приоритет у них – не «бантики» удобства, а реальные функции. И в этой связи инженерная поддержка со стороны интегратора может снять много проблем, в том числе и с оперативными консультациями, и с SLA и с работой в привычном интерфейсе в рамках системы учета заявок Заказчика.


ЛАНИТ как интегратор в рамках специальной партнерской программы имеет доступ к дорожной карте развития продукта, как минимум, на один релиз. И еще важно, что мы можем обосновывать добавление новой функциональности, требуемой нашими заказчиками, в последующие релизы.

Надо сказать, что такая тесная связь с вендорами, которая сформировалась сегодня по линии офисного ПО, на практике встречается не часто. Это говорит о том, что поставщики продуктов нацелены на их развитие и на поддержку заказчиков.

Лайфхак: Сегодня очень благоприятное время для внедрения отечественного ПО – вендоры прилагают максимум усилий для того, чтобы внедрение их продуктов прошло для заказчиков максимально удобно и комфортно.

Вендоры проводят курсы обучения для администраторов. Обычно они организуются под конкретного заказчика и входят в перечень обязательств в рамках соглашения о технической поддержке, наряду с рассылкой информационных материалов и т.п.

Пользователи никогда не хотят переходить на новое

Следует понимать, что пользователи - это самый консервативный электорат. Многие проекты смены ПО заканчивались неудачей, потому что выбор офисного пакета предоставлялся пользователям. Один из сценариев провала смены ПО звучит так: мы поставили российский офис вторым пакетом, оставив Word и Excel по умолчанию, при этом пользователи, чтобы воспользоваться новым офисным пакетом, вынуждены каждый раз производить дополнительные действия. Пользователи несколько раз попробовали в в нем поработать или, потом энтузиазм пропал, и все вернулись к привычному MS Office. 

Минимальным начальным сценарием должна быть установка нового офисного ПО как основного, чтобы пользователи с минимальными усилиями могли начать его использование, а при необходимости могли все же воспользоваться старым пакетом. В идеале все пользователи должны понимать, что целевым состоянием через не продолжительный период времени является использование только нового пакета и удаление с рабочего места старого. Иначе у пользователей будет низкая мотивация.

Отсутствие адекватной, безэмоциональной обратной связи, хорошо разработанные шаблоны тестирования и удобная система учета заявок смогут выявить реальные проблемы и потребности пользователей и решить их в кратчайшие сроки, а также определить соответствие функционала ПО бизнес-потребностям. Предварительная работа по «продвижению» нового продукта в социальной среде компании также будет способствовать лояльности и положительному настрою пользователей.

Вывод

Внедрение офисного ПО – системный проект. Важно изначально рассматривать переход на другое офисное ПО как полноценный IT-проект. Необходимо составить дорожную карту проекта - план перехода, в котором будут отражены все вышеперечисленные нюансы миграции софта. Тогда, двигаясь поэтапно от старта проекта к его финалу, не будет забыта ни одна деталь, способная вмиг превратить безболезненный переход в большую головную боль.

Подводных камней у такого проекта миграции немало. Именно незнание этих «рифов» привело к неудачам те проекты, в ходе которых так и не удалось перевести пользователей на отечественное офисное ПО. Купить лицензии и установить новое ПО на некоторое количество рабочих мест – это только прелюдия к проекту. Сам проект займет несколько месяцев целенаправленной тщательно спланированной работы IT-департамента и пользователей. По нашим оценкам, для количества лицензий от 1000 и больше на проект внедрения и тестирования потребуется от трех месяцев до полугода.

Реальный срок проекта во многом зависит от количества информационных систем, которые работают у заказчика: именно интеграция с ними может потребовать дополнительного времени и усилий. Не последнюю роль в организации этих процессов будет играть факт доступности кода той или прикладной системы для переработки, а также наличия у нее каких-либо специальных возможностей, облегчающих ее интеграцию с новым офисным ПО.

Все эти детали сугубо индивидуальны для каждого конкретного набора информационных систем, работающих в организации. Многое зависит от того, насколько развита IT-инфраструктура организации, насколько активно ее IT-специалисты используют современные технологии - это существенно влияет на то, какое количество разнообразных опций и вариантов можно применить для того, чтобы обеспечить поддержку всех привычных сценариев работы пользователей и информационных систем.

Резюмируя вышесказанное, можно сделать следующие выводы: переход на отечественное ПО уже не фантастика, а реалии нашей жизни, но все-таки замена офиса из коробки в один день не происходит, поэтому заранее продуманный план действий, четкое понимание пула необходимых работ, наличие технической поддержки и постпроектная поддержка от интегратора поможет выполнить переход на отечественное ПО в заданные сроки и с максимально эффективным результатом.