За последние несколько лет офисные программы проделали большой путь от десктопных редакторов со сложным интерфейсом до многопрофильных платформ с функциями управления командой, совместного редактирования и обмена данными. При этом офисных программ стало настолько много, что выбрать подходящую из десятков опций теперь непросто. Какими характеристиками должны обладать современные офисные пакеты для бизнеса, RSpectr рассказала директор центра поставок и внедрения отечественного ПО компании «Ланит» Анна Липина.
1. Версии офисных программ, которые можно выбрать в зависимости от потребностей компании
Сегодня офисные редакторы для работы с документами можно приобрести в трех вариантах:
ПРИ ВЫБОРЕ ОФИСНОГО СОФТА НЕОБХОДИМО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ НА ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ВЕНДОРАМИ МОДЕЛИ ДИСТРИБУЦИИ
Некоторые решения, например, российский офисный пакет«Р7-Офис», позволяют выбирать из всех трех версий.
Другие, например, китайский WPS Office, предлагают только десктопную версию. Это может быть не критично для небольшой компании, но для крупного бизнеса серверная версия часто является необходимостью.
2. Возможность совместной работы с документами
Эффективность работы каждого сотрудника сегодня напрямую зависит от технологических решений, встроенных в бизнес. Применительно к офисным программам это означает возможность быстрой коммуникации между сотрудниками из разных подразделений компании.
Режим совместного редактирования поддерживают далеко не все офисные решения.
ОБМЕНИВАТЬСЯ ПРАВКАМИ В МЕССЕНДЖЕРЕ ИЛИ ПРИСЫЛАТЬ ИСПРАВЛЕННЫЙ ВАРИАНТ ФАЙЛА НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ – НЕ САМАЯ РАЦИОНАЛЬНАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ И РЕСУРСОВ
Эти задачи уже давно успешно решают редакторы с помощью подключения к частному облачному хранилищу.
3. Наличие корпоративного мессенджера
Большим плюсом при выборе офисного редактора является поддержка внутренних чатов. Большинство сотрудников уверено, что рабочий вопрос можно обсудить в мессенджере или соцсетях, однако
СТОРОННИЕ ПРОГРАММЫ ВРОДЕ TELEGRAM ИЛИ WHATSAPP НЕ ГАРАНТИРУЮТ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДАННЫХ
Это может привести к утечкам информации и прямым убыткам компании.
Из-за этого использование мессенджеров и соцсетей на рабочем компьютере нередко оказывается в организациях под запретом. Поэтому важно, чтобы в офисном пакете был внутренний канал коммуникации. Встроенные чаты и даже полноценные мессенджеры все чаще включают в офисные редакторы – использование этой функции может помочь оптимизировать работу всей команды.
4. Инструменты для управления командой
Онлайн-редакторы никогда бы не вытеснили работу офлайн, если бы бизнесу не было важно оптимизировать работу смежных подразделений. Практически любая задача требует внимания многих блоков внутри компании: руководителей, ответственного сотрудника, делопроизводства, юридической службы.
Конечно, задачи между сотрудниками можно распределять на летучках и записывать их на доску, однако современные офисные программы способны предложить более эффективные методы.
Некоторые разработчики предлагают корпоративные календари и программы для управления проектами в рамках единой подписки, другие делают функционал для управления командой частью самого текстового редактора (Notion, Noteоjoy). В любом случае современный офисный софт должен как минимум поддерживать синхронизацию со сторонними органайзерами.
5. Поддержка всех популярных форматов файлов
При переходе компании на новый офисный пакет важно, чтобы он поддерживал основные форматы документов Microsoft и OpenDocument – сотрудникам присылают файлы извне. Чаще всего они создаются в Microsoft Office.
ПРИ ВЫБОРЕ НОВОГО РЕШЕНИЯ СТОИТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ НА ТО, КАКИЕ ФОРМАТЫ ОНО ПОДДЕРЖИВАЕТ И МОЖНО ЛИ В НЕМ ОТКРЫТЬ СТАРЫЕ ФАЙЛЫ
Некоторые текстовые редакторы (например, Notion) не позволяют это сделать в силу технических особенностей (сохранение в формате HTML-разметки).
Несмотря на то что форматы OpenDocument (odt, odp, ods) не столь распространены, как форматы Microsoft (docx, xslx, pptx), их по-прежнему используют многие редакторы с открытым исходным кодом – например, Apache или Libre Office.
Учитывая это, стоит выбирать софт с поддержкой максимального числа форматов. В некоторых продуктах («Р7-Офис») она предусмотрена по умолчанию, в других (WPS Office) может требовать установки дополнительного расширения внутри приложения.
6. Возможность интеграции с важными сервисами
Большой проблемой при смене программного обеспечения является миграция данных. Необходимость вручную переносить всю информацию нередко становится главным аргументом для того, чтобы не внедрять новое решение.
СЕГОДНЯ ВСЕ НУЖНЫЕ ДАННЫЕ МОЖНО СОХРАНИТЬ В ОБЛАКЕ, А ПОСЛЕ СИНХРОНИЗИРОВАТЬ С НОВЫМ СЕРВИСОМ
Главное в этом вопросе – техническая возможность синхронизации со сторонними сервисами: Google Drive, «Яндекс.Диск», Dropbox, NextCloud. Важно обращать внимание, предлагает ли ваш редактор такую опцию.
7. Уверенность в продолжении технической поддержки
В 2022 году российский рынок ПО претерпел значительные изменения: гиганты Microsoft и Google объявили о прекращении поддержки софта в России. Программы других зарубежных разработчиков стали недоступны российским пользователям из-за ухода платежных систем Visa и Mastercard.
Наличие профессиональной пользовательской поддержки необходимо учитывать при переходе на новый софт, а самыми перспективными решениями в этом плане являются российские программные продукты, включенные в реестр отечественного ПО.
8. Адекватная стоимость решения
Ценовая политика – важный критерий при выборе офисного ПО. Некоторые вендоры не применяют гибкую ценовую политику в зависимости от потребностей конкретной компании, поэтому стоимость годовой подписки может оказаться чересчур высокой.
Здесь важно помнить, что
ДОРОГО – НЕ ЗНАЧИТ ХОРОШО, ДОРОГО – ЗНАЧИТ НЕ АДАПТИРОВАНО ДЛЯ КОНКРЕТНОГО РЫНКА
Вместо того чтобы закладывать в бюджет дополнительные расходы на приобретение лицензий, стоит сравнить цены у нескольких поставщиков ПО и выбрать подходящий вариант.
9. Развитая партнерская сеть
Для бесперебойной коммуникации и работы организациям крайне важно, чтобы переход на новый офисный софт происходил максимально быстро и бесшовно.
Большим плюсом будет, если у производителя есть опытные партнеры, обладающие не только глубокими знаниями выбранного решения, но и сертифицированным инженерно-техническим составом. Они могут помочь организовать переход на новое офисное ПО – от тестирования до внедрения и эксплуатации.
Сегодня офисные редакторы для работы с документами можно приобрести в трех вариантах:
- Десктопном (коробочном). Пользователю предлагается установить программу на ПК или ноутбук.
- Облачном. Не требуют для работы установки дополнительных приложений – доступ к ним можно получить напрямую из браузера.
- Серверном. Позволяют хранить все данные на выделенных серверах, контролируемых сотрудниками предприятия. Используются крупными компаниями с развитой инфраструктурой.
ПРИ ВЫБОРЕ ОФИСНОГО СОФТА НЕОБХОДИМО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ НА ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ВЕНДОРАМИ МОДЕЛИ ДИСТРИБУЦИИ
Некоторые решения, например, российский офисный пакет«Р7-Офис», позволяют выбирать из всех трех версий.
Другие, например, китайский WPS Office, предлагают только десктопную версию. Это может быть не критично для небольшой компании, но для крупного бизнеса серверная версия часто является необходимостью.
2. Возможность совместной работы с документами
Эффективность работы каждого сотрудника сегодня напрямую зависит от технологических решений, встроенных в бизнес. Применительно к офисным программам это означает возможность быстрой коммуникации между сотрудниками из разных подразделений компании.
Режим совместного редактирования поддерживают далеко не все офисные решения.
ОБМЕНИВАТЬСЯ ПРАВКАМИ В МЕССЕНДЖЕРЕ ИЛИ ПРИСЫЛАТЬ ИСПРАВЛЕННЫЙ ВАРИАНТ ФАЙЛА НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ – НЕ САМАЯ РАЦИОНАЛЬНАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ И РЕСУРСОВ
Эти задачи уже давно успешно решают редакторы с помощью подключения к частному облачному хранилищу.
3. Наличие корпоративного мессенджера
Большим плюсом при выборе офисного редактора является поддержка внутренних чатов. Большинство сотрудников уверено, что рабочий вопрос можно обсудить в мессенджере или соцсетях, однако
СТОРОННИЕ ПРОГРАММЫ ВРОДЕ TELEGRAM ИЛИ WHATSAPP НЕ ГАРАНТИРУЮТ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДАННЫХ
Это может привести к утечкам информации и прямым убыткам компании.
Из-за этого использование мессенджеров и соцсетей на рабочем компьютере нередко оказывается в организациях под запретом. Поэтому важно, чтобы в офисном пакете был внутренний канал коммуникации. Встроенные чаты и даже полноценные мессенджеры все чаще включают в офисные редакторы – использование этой функции может помочь оптимизировать работу всей команды.
4. Инструменты для управления командой
Онлайн-редакторы никогда бы не вытеснили работу офлайн, если бы бизнесу не было важно оптимизировать работу смежных подразделений. Практически любая задача требует внимания многих блоков внутри компании: руководителей, ответственного сотрудника, делопроизводства, юридической службы.
Конечно, задачи между сотрудниками можно распределять на летучках и записывать их на доску, однако современные офисные программы способны предложить более эффективные методы.
Некоторые разработчики предлагают корпоративные календари и программы для управления проектами в рамках единой подписки, другие делают функционал для управления командой частью самого текстового редактора (Notion, Noteоjoy). В любом случае современный офисный софт должен как минимум поддерживать синхронизацию со сторонними органайзерами.
5. Поддержка всех популярных форматов файлов
При переходе компании на новый офисный пакет важно, чтобы он поддерживал основные форматы документов Microsoft и OpenDocument – сотрудникам присылают файлы извне. Чаще всего они создаются в Microsoft Office.
ПРИ ВЫБОРЕ НОВОГО РЕШЕНИЯ СТОИТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ НА ТО, КАКИЕ ФОРМАТЫ ОНО ПОДДЕРЖИВАЕТ И МОЖНО ЛИ В НЕМ ОТКРЫТЬ СТАРЫЕ ФАЙЛЫ
Некоторые текстовые редакторы (например, Notion) не позволяют это сделать в силу технических особенностей (сохранение в формате HTML-разметки).
Несмотря на то что форматы OpenDocument (odt, odp, ods) не столь распространены, как форматы Microsoft (docx, xslx, pptx), их по-прежнему используют многие редакторы с открытым исходным кодом – например, Apache или Libre Office.
Учитывая это, стоит выбирать софт с поддержкой максимального числа форматов. В некоторых продуктах («Р7-Офис») она предусмотрена по умолчанию, в других (WPS Office) может требовать установки дополнительного расширения внутри приложения.
6. Возможность интеграции с важными сервисами
Большой проблемой при смене программного обеспечения является миграция данных. Необходимость вручную переносить всю информацию нередко становится главным аргументом для того, чтобы не внедрять новое решение.
СЕГОДНЯ ВСЕ НУЖНЫЕ ДАННЫЕ МОЖНО СОХРАНИТЬ В ОБЛАКЕ, А ПОСЛЕ СИНХРОНИЗИРОВАТЬ С НОВЫМ СЕРВИСОМ
Главное в этом вопросе – техническая возможность синхронизации со сторонними сервисами: Google Drive, «Яндекс.Диск», Dropbox, NextCloud. Важно обращать внимание, предлагает ли ваш редактор такую опцию.
7. Уверенность в продолжении технической поддержки
В 2022 году российский рынок ПО претерпел значительные изменения: гиганты Microsoft и Google объявили о прекращении поддержки софта в России. Программы других зарубежных разработчиков стали недоступны российским пользователям из-за ухода платежных систем Visa и Mastercard.
Наличие профессиональной пользовательской поддержки необходимо учитывать при переходе на новый софт, а самыми перспективными решениями в этом плане являются российские программные продукты, включенные в реестр отечественного ПО.
8. Адекватная стоимость решения
Ценовая политика – важный критерий при выборе офисного ПО. Некоторые вендоры не применяют гибкую ценовую политику в зависимости от потребностей конкретной компании, поэтому стоимость годовой подписки может оказаться чересчур высокой.
Здесь важно помнить, что
ДОРОГО – НЕ ЗНАЧИТ ХОРОШО, ДОРОГО – ЗНАЧИТ НЕ АДАПТИРОВАНО ДЛЯ КОНКРЕТНОГО РЫНКА
Вместо того чтобы закладывать в бюджет дополнительные расходы на приобретение лицензий, стоит сравнить цены у нескольких поставщиков ПО и выбрать подходящий вариант.
9. Развитая партнерская сеть
Для бесперебойной коммуникации и работы организациям крайне важно, чтобы переход на новый офисный софт происходил максимально быстро и бесшовно.
Большим плюсом будет, если у производителя есть опытные партнеры, обладающие не только глубокими знаниями выбранного решения, но и сертифицированным инженерно-техническим составом. Они могут помочь организовать переход на новое офисное ПО – от тестирования до внедрения и эксплуатации.